La redazione del Verbale di mediazione: disciplina normativa, requisiti formali e cautele procedurali.

La disciplina del verbale di mediazione trova il suo fondamento nell’art. 11 del D.Lgs. 28/2010, che stabilisce i requisiti formali e sostanziali per la conclusione del procedimento. La norma distingue chiaramente tra due ipotesi: il raggiungimento dell’accordo di conciliazione e la mancata conciliazione, prevedendo per ciascuna modalità specifiche di verbalizzazione.

Quando è raggiunto un accordo di conciliazione, il comma 1 stabilisce che “il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo”. Questa formulazione evidenzia la natura bipartita del documento conclusivo: da un lato il verbale propriamente detto, redatto dal mediatore, dall’altro l’accordo di conciliazione, che costituisce l’espressione della volontà negoziale delle parti.

Il comma 4 dell’art. 11 stabilisce che “il verbale conclusivo della mediazione, al quale è allegato l’eventuale accordo, è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal mediatore”. Questa previsione identifica i soggetti tenuti alla sottoscrizione e attribuisce al mediatore il compito di certificare “l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere”.

Il verbale deve inoltre dare atto “della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste assenti”. Questa previsione assume particolare rilevanza per la valutazione della regolarità del procedimento e per l’eventuale applicazione delle sanzioni previste dalla normativa.

Il verbale deve contenere tutti gli elementi necessari per l’identificazione del procedimento e dei soggetti coinvolti. Come evidenziato dalla giurisprudenza, il documento deve indicare “il numero progressivo documento, il luogo, la data, l’ora dell’incontro conclusivo, l’identità dei partecipanti, del mediatore con relativo organismo di appartenenza, delle parti, dei loro consulenti se intervenuti”, come precisato dal Tribunale di Lecce nella sentenza n. 951 del 2022.

Un aspetto fondamentale evidenziato dalla giurisprudenza riguarda la distinzione tra il verbale di mediazione e l’accordo di conciliazione. Il Tribunale di Palermo, nella sentenza n. 3104 del 2024, ha chiarito che “processo verbale e accordo amichevole costituiscono atti separati anche se strettamente connessi”.

La Corte ha precisato che “una cosa è perciò il verbale di conciliazione, che è atto del mediatore da lui redatto anche in caso di esito negativo, e altra cosa è l’accordo conciliativo che è redatto dalle parti direttamente o tramite il proprio legale (il sistema delle sottoscrizioni ne è il chiaro indice), non dal mediatore, mentre a quest’ultimo spetta il compito di verificare che quanto le parti abbiano dichiarato nell’accordo corrisponda effettivamente alle volontà da loro espresse nella fase negoziale e certificare nel verbale l’avvenuto accordo”.

La sottoscrizione del verbale da parte di tutti i soggetti coinvolti costituisce elemento essenziale per la validità del documento. La Corte d’Appello di Napoli, nella sentenza n. 420 del 2022, ha stabilito che “il processo verbale di mediazione deve essere redatto dal mediatore designato anche quando la procedura si conclude senza l’accordo e deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere”.

La Corte ha precisato che “il documento in oggetto risulta apparentemente sottoscritto soltanto dal procuratore costituito della parte istante (banca appellante) mentre è del tutto privo della sottoscrizione del mediatore e conseguentemente della certificazione dell’autografia della firma della parte oltre che del deposito presso la segreteria dell’organismo. Tali rilievi consentono di ritenere inesistente il verbale di mediazione prodotto”.

Il mediatore assume un ruolo cruciale nella certificazione delle sottoscrizioni. L’art. 11, comma 4 stabilisce che il mediatore “certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere”. Questa previsione attribuisce al mediatore una funzione quasi-notarile limitatamente alla certificazione delle sottoscrizioni.

Una questione particolarmente delicata riguarda la partecipazione alla mediazione tramite rappresentante. La Corte d’Appello di Torino, nella sentenza n. 1036 del 2024, ha chiarito che “quando la parte sceglie di farsi rappresentare da un terzo nell’attività di mediazione, deve conferire a quest’ultimo tale potere mediante una procura sostanziale che gli consenta di disporre dei diritti sostanziali oggetto della mediazione, non essendo sufficiente il semplice mandato alle liti, nemmeno se contenente il potere di transigere”.

Tuttavia, la Corte d’Appello di Catania, nella sentenza n. 1593 del 2024, ha adottato un orientamento più flessibile, stabilendo che “la validità della rappresentanza nella procedura di mediazione obbligatoria non richiede necessariamente il conferimento di procura notarile o autenticata da notaio, essendo sufficiente una delega scritta che attribuisca al rappresentante i poteri necessari per la composizione della controversia e per disporre dei diritti sostanziali oggetto della mediazione”.

L’art. 8-bis del D.Lgs. 28/2010 disciplina specificamente la mediazione in modalità telematica, stabilendo che “quando la mediazione, con il consenso delle parti, si svolge in modalità telematica, gli atti del procedimento sono formati dal mediatore e sottoscritti in conformità al presente decreto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale”.

La norma prevede che “a conclusione del procedimento il mediatore forma un documento informatico contenente il verbale e l’eventuale accordo per l’apposizione della firma da parte dei soggetti che vi sono tenuti. Il documento è immediatamente firmato e restituito al mediatore”.

Il Tribunale di Salerno, nella sentenza n. 2712 del 2025, ha evidenziato le problematiche connesse alla sottoscrizione digitale, stabilendo che “la sottoscrizione costituisce elemento necessario del verbale di mediazione e, qualora la parte sia sprovvista della dotazione tecnica per sottoscrivere digitalmente, deve conferire specifica procura al legale delegandolo alla firma, con espressa indicazione a verbale di tale circostanza”.

Il Tribunale ha precisato che “il verbale di mediazione risulta invalido quando manchi la sottoscrizione di una delle parti senza che sia dato atto della mancanza di strumenti di sottoscrizione digitale e dell’eventuale delega alla firma conferita al legale”.

Un aspetto delicato riguarda il contenuto delle dichiarazioni da riportare nel verbale. La Corte d’Appello di Bologna, nella sentenza n. 2216 del 2024, ha chiarito che “il contenuto del verbale di mediazione che riporta i cosiddetti ‘punti di accordo’ individuati dalle parti durante il procedimento di mediazione è soggetto al principio di riservatezza e al divieto di utilizzo in giudizio sanciti dagli articoli 9 e 10 del decreto legislativo numero 28 del 2010, salvo il consenso della parte dichiarante o dalla quale le informazioni provengono”.

L’art. 9 del D.Lgs. 28/2010 stabilisce che “chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’organismo o partecipa al procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo”.

Questo principio influenza direttamente la redazione del verbale, poiché il mediatore deve bilanciare l’esigenza di documentare adeguatamente lo svolgimento del procedimento con il rispetto degli obblighi di riservatezza.

Il Tribunale di Vibo Valentia, nella sentenza n. 437 del 2025, ha chiarito la distinzione tra verbali intermedi e verbali conclusivi, stabilendo che “il verbale finale di mediazione costituisce il documento che certifica la conclusione dell’avviato procedimento di mediazione senza possibilità di rinvii o ulteriori fasi intermedie e attesta in via definitiva il raggiungimento dell’accordo ovvero il mancato raggiungimento dello stesso in caso di esito negativo della mediazione”.

Il Tribunale ha precisato che “quando una delle parti si rifiuti di sottoscrivere l’accordo conciliativo nella seduta finale dopo aver verificato il contenuto del verbale precedentemente redatto, solo il verbale negativo di mediazione può dirsi definitivo, mentre il precedente verbale mantiene valore interlocutorio”.

La Corte d’Appello di Roma, nella sentenza n. 7272 del 2024, ha affrontato la questione degli accordi condizionati, stabilendo che “l’accordo di conciliazione raggiunto in sede di mediazione civile e commerciale ai sensi del d.lgs. n. 28/2010 si considera perfezionato e vincolante tra le parti quando risulti sottoscritto dai soggetti interessati, dai rispettivi difensori e dal mediatore, anche qualora sia previsto un rinvio per il completamento delle formalità necessarie alla trascrivibilità dell’atto”.

L’art. 14 del D.Lgs. 28/2010 stabilisce specifici obblighi per il mediatore, tra cui quello di “formulare le proposte di conciliazione nel rispetto del limite dell’ordine pubblico e delle norme imperative”. Questo obbligo si estende anche alla fase di redazione del verbale, dove il mediatore deve verificare la conformità dell’accordo raggiunto ai principi di ordine pubblico.

Quando l’accordo acquisisce efficacia esecutiva ai sensi dell’art. 12 del D.Lgs. 28/2010, gli avvocati che assistono le parti “attestano e certificano la conformità dell’accordo alle norme imperative e all’ordine pubblico”. Tuttavia, anche quando non tutte le parti sono assistite da avvocati, il mediatore mantiene un dovere di controllo sulla liceità dell’accordo.

La giurisprudenza ha chiarito che i vizi nella redazione del verbale possono comportare conseguenze gravi. Il Tribunale di Patti, nella sentenza n. 1004 del 2024, ha stabilito che “la regolare convocazione delle parti al procedimento di mediazione costituisce presupposto essenziale per la validità della procedura, sicché la sola dichiarazione del mediatore circa l’avvenuta comunicazione dell’invito alle parti, contenuta nel verbale di mediazione, non risulta sufficiente a dimostrare l’effettiva e regolare convocazione in difetto di allegazione al verbale stesso della prova documentale della convocazione”.

Nei casi più gravi, i vizi possono comportare l’inesistenza del verbale. Come evidenziato dalla Corte d’Appello di Napoli, “tali rilievi consentono di ritenere inesistente il verbale di mediazione prodotto dalla banca appellante che, per ciò stesso, non ha fornito la prova dell’avvenuto svolgimento della mediazione”.

L’art. 8, comma 4 stabilisce che “ove necessario, il mediatore chiede alle parti di dichiarare i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale”. Questa previsione impone al mediatore un dovere di verifica attiva dei poteri di rappresentanza, particolarmente importante quando la mediazione coinvolga soggetti diversi dalle persone fisiche o quando le parti si facciano rappresentare.

Il mediatore deve documentare accuratamente la partecipazione al procedimento. Come stabilito dall’art. 11, il verbale deve dare atto “della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste assenti”. Questa documentazione assume particolare rilevanza per l’eventuale applicazione delle sanzioni previste dalla normativa.

Quando una parte non si presenta agli incontri, il mediatore deve verificare la regolarità della convocazione e documentare adeguatamente l’assenza. La giurisprudenza ha chiarito che non è sufficiente la mera dichiarazione del mediatore, ma occorre allegare al verbale la documentazione comprovante l’avvenuta convocazione.

Il mediatore può incorrere in responsabilità per i vizi nella redazione del verbale, particolarmente quando tali vizi compromettano la validità del procedimento o l’efficacia dell’accordo raggiunto. La responsabilità può configurarsi sia nei confronti delle parti che dell’organismo di mediazione.

La normativa prevede specifici obblighi assicurativi per i mediatori, che devono essere adeguatamente coperti per i danni derivanti dall’esercizio della loro attività, inclusi quelli derivanti da errori nella redazione del verbale.

Quando l’accordo di mediazione ha per oggetto diritti reali immobiliari, il Tribunale di Latina, nella sentenza n. 388 del 2025, ha chiarito che “il verbale di mediazione sottoscritto dalle parti, dai rispettivi procuratori e dal mediatore non costituisce titolo idoneo alla trascrizione nei registri immobiliari quando manchi l’autenticazione delle sottoscrizioni da parte di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

Nelle controversie condominiali, l’art. 5-ter del D.Lgs. 28/2010 prevede che “il verbale al quale è allegato l’accordo di conciliazione o la proposta conciliativa del mediatore sono sottoposti all’approvazione dell’assemblea condominiale”. Questa previsione richiede particolare attenzione nella redazione del verbale, che deve contenere tutti gli elementi necessari per la valutazione assembleare.

La redazione del verbale di mediazione richiede particolare attenzione e competenza tecnica da parte del mediatore. I principali elementi cui prestare attenzione sono:

Elementi formali essenziali: Il verbale deve contenere tutti gli elementi identificativi del procedimento, delle parti e del mediatore, con indicazione precisa di data, luogo e modalità di svolgimento degli incontri.

Sottoscrizioni: Particolare cura deve essere prestata alla raccolta delle sottoscrizioni di tutti i soggetti tenuti, con certificazione dell’autografia da parte del mediatore o annotazione dell’impossibilità di sottoscrivere.

Distinzione tra verbale e accordo: Deve essere mantenuta la distinzione tra il verbale, atto del mediatore, e l’accordo di conciliazione, espressione della volontà delle parti.

Rispetto della riservatezza: Il contenuto del verbale deve rispettare gli obblighi di riservatezza, evitando di riportare dichiarazioni o informazioni che potrebbero essere utilizzate impropriamente in un eventuale giudizio.

Documentazione della partecipazione: Deve essere accuratamente documentata la partecipazione o l’assenza delle parti, con allegazione della prova dell’avvenuta convocazione.

Controllo di liceità: Il mediatore deve verificare che l’accordo raggiunto rispetti i limiti dell’ordine pubblico e delle norme imperative.

Gestione della rappresentanza: Devono essere verificati e documentati i poteri di rappresentanza, particolarmente nelle mediazioni telematiche.

La corretta redazione del verbale di mediazione rappresenta un elemento cruciale per l’efficacia dell’intero procedimento e richiede una formazione specifica e un aggiornamento costante da parte dei mediatori, considerata l’evoluzione continua della normativa e della giurisprudenza di settore.